Zo gaat het bij ons

Je vult een aanvraagformulier in, je belt ons of wandelt binnen om je plannen te bespreken. Of alledrie. Daarna krijg je een mail van Thomas. Met een voorstel voor de dag.

Dit voorstel heb je in de regel binnen een week. Heb je sneller iets nodig? Bel ons dan even op 020 403 13 14.

Die mail komt van [email protected]. Gmail schuift zo'n mail soms naar Updates of Promoties. Blijft je inbox leeg, kijk daar dan. Zet het adres in je contacten, dan mis je niks.

In dat voorstel staat wat er kan, hoe we je vraag hebben geïnterpreteerd en uitgewerkt, wat er nog te kiezen valt én natuurlijk een inschatting van kosten. Er ligt dan nog niets vast, er is nog niks getekend. Het is een startpunt om op te reageren. En dat mag met alle vragen die je hebt.

Weten wat er kan, of meteen een aanvraag doen?

Als je een indicatie of offerte van ons ontvangt, zet deze automatisch jouw aangevraagde datum en tijd in one agenda. Die optie blijft er vanzelf een maand na dagtekening instaan en vervalt daarna vanzelf. Dat is de formele kant.

De praktijk is losser. Na een ongeveer een maandje, checken we even in hoe de vlag erbij hangt. Is er nog volop keuzestress en aast er niemand anders op de dag, dan laten we een optie gewoon staan.

Komt er een andere aanvraag binnen voor dezelfde datum, dan bellen we je en overleggen we. Een optie verdwijnt nooit zomaar uit de agenda.

Hoe vol het echt loopt

Voor de voorjaars- en zomerzaterdagen is dat geen theorie. De zaterdagen in de piekmaanden (mei, juni, half augustus, september) staan in de regel ongeveer een jaar van tevoren geboekt of in optie. Verjaardagen en feesten in het najaar lopen korter van tevoren vol. Doordeweeks vinden we eigenlijk altijd wel een geschikt moment samen.

Twijfel je over de datum? Bel ons, dan kijken we samen in de agenda.

Een rondleiding plannen we in met een druk op de knop. Even door de zalen lopen, de binnenplaats zien, voelen hoe het loopt van ontvangst naar borrel naar diner. Dat zegt vaak meer dan tien foto's.

Eten & drinken proeven kan natuurlijk ook. Kom lekker eten in het restaurant. Je proeft dan misschien niet exact wat er straks op jullie menu staat, maar veel schelen zal het niet. Je krijgt een heel goed beeld van hoe we koken, en het scheelt je een smak geld in vergelijking tot een proeverij die we speciaal voor jou inplannen. Voor een aparte proeverij moeten we speciaal inkopen en inplannen.

Zelf kijken hoe het voelt?

Akkoord geven doe je digitaal, in de offerte zelf. Geen printer, geen scanner, geen handtekening die je op een keukentafel zet en dan kwijtraakt in een mailwisseling. Je klikt akkoord en dan is de datum van jullie.

Vanaf dat moment staat hij in onze agenda en gaat niemand anders meer met de datum aan de haal.

De aanbetaling

Daarna sturen we een aanbetalingsfactuur. Daarmee leggen we de boeking ook op papier vast. De rest factureren we na afloop, als bekend is wat het werkelijk is geworden.

Twee uitzonderingen, want ze gelden vaker dan je denkt. Bij een zakelijke boeking slaan we die aanbetaling over, daar factureren we in één keer achteraf. En bij kleinere feesten doen we het ook niet.

Vraag gerust door over de voorwaarden voordat je 'ja' klikt. Daar zijn we niet zuinig mee.

Na de bevestiging komt er één mail van ons: jullie datum staat, en dit zijn de stappen die van ons uit nog komen. Daarna laten we jullie met rust tot er echt iets te kiezen valt. Verder passen we ons aan jouw tempo aan en zijn we vanzelfsprekend doorlopend bereikbaar voor vragen, verzoeken en aanpassingen in de opzet van de dag. Bel, mail, kom langs: dat kan altijd en hoef je ons niet te vragen.

Rond drie maanden vooraf

Ongeveer drie maanden voor de dag -of als jullie er aan toe zijn- gaat het over de leuke dingen. Het menu, de wijn, hoe de stoelen straks staan. Bij een zakelijke dag slaan we die mail over, want daar zitten die keuzes meestal al in het voorstel.

Onderaan elke mail

In elke mail die je na de bevestiging van ons krijgt staat onderaan hetzelfde blokje: waar je je eigen gegevens aanpast, waar je een afspraak plant, en het nummer waarop je ons altijd kunt bellen. Je hoeft nooit iets terug te zoeken in oude mail.

Liever even iemand spreken dan wachten op de volgende mail?

Anderhalve maand vooraf melden we dat de laatste fase begint en dat we een laatste afspraak plannen. Meestal kom je langs (als je trouwt vaak met de ceremoniemeester(s)), maar bel je liever kan dat natuurlijk ook gewoon. En soms is alles al zo verschrikkelijk duidelijk dat afspreken niet nodig meer is. Dan zien we je natuurlijk gewoon op de dag.

In de afspraak spreken we alles nog eens goed door. Tot in detail: tijden, contactpersonen, kleine kinkjes, muziek, opstellingen, tóch geen peterselie op 't voorgerecht: geen steen blijft op z'n plek liggen.

Drie weken voor de dag maken we het definitief: hoeveel mensen er komen, wat ze eten, hoe de dag loopt. Tot dat moment kun je alles doorgeven wat er verandert, en dat is echt zo bedoeld. Namen van mensen met een allergie of een dieetwens noteren we het liefst per gast, zodat ook iemand die niet tegen gluten kan, ook gewoon stiekem naast iemand anders kan gaan zitten.

Allergieën en dieetwensen

Nog even over allergieën: als het ernstig is, kunnen we in gescheiden keukens koken. Geef dat wel op tijd door, dan kan de keuken erop bouwen. Drie weken van tevoren hebben we dat natuurlijk al lang besproken.

Als de aantallen veranderen

Eén ding is goed om te weten en rekening mee te houden. De aantallen op de bevestigde offerte zijn de financiële basis. Zit het aantal gasten er aan het einde van de rit flink onder (flink is hier ongeveer 10%), of wijkt het programma substantieel af van waar we van uit zijn gegaan, dan telt dat deel als een gedeeltelijke annulering.

Vermindert het aantal gasten dus pas in de laatste weken, of besluit je op het laatste moment toch om raketjes uit te willen delen in plaats van een viergangendiner, dan zou het kunnen dat we het oorspronkelijke afgesproken bedrag, of een deel ervan, in rekening brengen.

Dat is natuurlijk voor niemand leuk. Daarom adviseren we altijd om behouden te zijn in het aantal gasten dat je doorgeeft en als je iets nog niet helemaal zeker weet, dat nog niet te bevestigen. Borden erbij zetten is altijd makkelijker dan borden weghalen.

Lang verhaal kort: houd ons in de loop en hoe eerder je iets doorgeeft, hoe beter voor iedereen.

Verandert er iets? Laat het weten, ook als het nog niet zeker is.

De week voor de dag zelf krijg je een praktische mail die je gerust mag doorsturen aan je gasten: waar ze parkeren, hoe laat het begint, hoe ze het dorp in komen zonder een verkeersinfarct te veroorzaken en hoe ze weer huiswaarts gaan zonder de buurman wakker te maken.

Bij een hele dag kun je vanaf negen uur 's ochtends komen versieren. Bij een halve dag anderhalf uur van tevoren. Staat de zaal de avond ervoor leeg, dan kun je die avond ook al terecht. Overleg dat met ons, we kijken of het kan en of er kosten aan zijn verbonden. Zaalhuur zullen we je nooit vragen voor een uurtje versieren, maar als er verder geen event is, dan moeten we het personeelslid dat voor de vergunning aanwezig moet zijn, wel in rekening brengen.

Eigen bloemen, eigen playlist, eigen chaos: wij vinden het prachtig. Alleen punaises en duct tape houden we tegen, want de muren zijn ouder dan wij allemaal bij elkaar.

Het einde van de avond

Aan het eind van de avond gaat de muziek vanaf middernacht stapsgewijs zachter. Om 00:30 uur is het gezellige achtergrondmuziek, om 01:00 uur is de laatste ronde. Rond 01:45 uur vertrekken de laatste gasten en om 02:00 gaat de deur op slot.

En bij het weggaan geldt de ongeschreven regel: zachtjes. Geen geroep, geen getoeter, geen afscheidsspeeches op straat. Wij wonen hier tussen de buren, en jullie waren onze gasten.

Benieuwd hoe zo'n dag er echt uitziet?

Na afloop sturen we de eindfactuur. Drank kan bij ons op nacalculatie, of je koopt de bar af voor een vast bedrag per uur. De betaaltermijn is veertien dagen.

Een pdf krijg je altijd; heeft je boekhouding liever een bestand dat ze kan inlezen: zeg het en we sturen het je.

En een paar dagen later horen we graag hoe het was. Niet omdat het moet, maar omdat we het graag willen weten.

Vraag over een factuur?